Поставьте ранее полученный аванс в календарь на дату зачисления. Для каждого принятого этапа отдельно покажите полную стоимость, сумму зачёта и остаток к оплате. В прогноз движения денег по акту включите именно остаток, который ожидаете получить, и проверьте, как зачёт уменьшает неиспользованную часть аванса.
Найдите правило зачёта в договоре
Посмотрите, как договор распределяет предоплату по этапам. В одной схеме аванс покрывает часть стоимости каждого акта, в другой его используют в первых или последних этапах. Сверьте применяемую базу, предел зачёта и документы, в которых его указывают. Если порядок менялся, сохраните актуальную редакцию и уточните расчёт у ответственного за оформление приёмки.
Разделите документ и движение денег
В строке этапа запишите дату приёмки, его полную стоимость, величину зачёта и ожидаемую дату поступления остатка. Учебный пример. Аванс составляет 300 000 рублей, первый акт — 400 000 рублей, по условиям примера из него зачитывают 30%, то есть 120 000 рублей. Платёж по акту составит 280 000 рублей. После зачёта аванса останется 180 000 рублей.
| Проверка | Документ или данные | Действие |
|---|---|---|
| Аванс | Банковское поступление | Указать дату и сумму |
| Этап | Акт или прогноз | Зафиксировать полную стоимость |
| Зачёт | Условие договора | Вычесть из платежа |
| Остаток | Акт и сверка | Проверить следующий этап |
Сверьте последние этапы
Проверьте, что зачёт очередного этапа укладывается в оставшийся аванс с учётом условий договора. Если акт меньше запланированного или разделён на части, пересчитайте остаток для будущих документов. Ведите сверку, в которой видна первоначальная сумма аванса, зачтённые части и остаток. Сумма ожидаемых поступлений по всем актам и первоначальный аванс должны согласовываться с документированной стоимостью после учёта всех корректировок.
Передайте расчёт вместе с документами
Обозначьте, какие суммы подтверждены подписанным актом и какие ещё относятся к прогнозу. Если заказчик прислал расшифровку с другой величиной, сопоставьте номера этапов, расчётный процент и предыдущие зачёты. До подтверждения изменения держите спорную сумму отдельно. Для запроса о финансировании приложите актуальный график с указанием источников, чтобы оценка потребности учитывала ожидаемый платёж по каждой дате.
Закупки с историей: отдельный расчёт остатка цены
В сообщении Трансмашхолдинга 2011 года о вхождении Alstom в капитал отдельно описан расчёт оставшейся суммы. Стороны согласовали формулу, которая учитывала результаты деятельности ТМХ за 2008–2011 годы. Для сделки имело значение, как именно рассчитывалась оставшаяся часть.
В поставке с авансом сходная рабочая привычка состоит в том, чтобы видеть формулу остатка и её основания. Если дважды назвать одну сумму «к получению», денег от этого станет больше только в таблице. Удобно отдельно указать стоимость каждого принятого этапа, сумму зачтённого аванса и остаток к перечислению по этому этапу.
ТМХ, сообщение о сделке с Alstom
Частые вопросы
Можно поставить в календарь всю сумму акта?
Для кассового плана укажите ожидаемое перечисление после зачёта. Полную стоимость храните в отдельной колонке.
Что делать при изменении первого этапа?
Пересчитайте зачёт и проверьте, на каких последующих этапах изменятся поступления.
Нужно подготовить финансирование контракта?
Обсудим задачу, сумму и сроки исполнения. Решение о выдаче и окончательные условия принимает кредитор.
Обсудить задачу